Hướng Dẫn Cài Đặt Trả lời Tự Động Trên WhatsApp
1. "Trả lời tự động" trên WhatsApp là gì?
"Nếu một trang web di động tải chậm hơn 3 giây, 53% người dùng sẽ chọn rời khỏi trang." - Nghiên cứu của Google
Khi WhatsApp tiếp tục phát triển thành một công cụ giao tiếp kinh doanh mạnh mẽ, một trong những tính năng nổi bật của nó chính là trả lời tự động.
Việc tận dụng chức năng trả lời tự động của WhatsApp cho phép doanh nghiệp phản hồi khách hàng ngay lập tức, đảm bảo với họ rằng tin nhắn đã được nhận và đồng thời giảm bớt các câu hỏi lặp đi lặp lại. Điều này giúp giải phóng thời gian và nguồn lực để giải quyết các nhu cầu phức tạp hơn của khách hàng.
2. Các tính năng Trả lời tự động tích hợp sẵn của WhatsApp
WhatsApp Business cung cấp chức năng trả lời tự động tích hợp sẵn, nhưng có hai hạn chế chính. Hãy cùng khám phá:
2.1 Tin nhắn vắng mặt
Tin nhắn vắng mặt thông báo cho khách hàng khi đội ngũ hỗ trợ của bạn không có mặt do đang ngoại tuyến hoặc bận. Hệ thống sẽ tự động gửi một phản hồi được cài đặt trước khi khách hàng liên hệ trong những khoảng thời gian này. Bạn có thể tùy chỉnh thời gian và người nhận cho tin nhắn này.
2.1.1 Cách thiết lập:
- Mở Cài đặt > Công cụ kinh doanh > Tin nhắn vắng mặt.
- Bật Gửi tin nhắn vắng mặt.
- Nhấp vào dưới trường email để chỉnh sửa tin nhắn.
Mẹo: Tin nhắn vắng mặt chỉ hoạt động khi có kết nối mạng di động.
2.2 Tin nhắn chào mừng
Tin nhắn chào mừng giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng tốt ban đầu bằng cách tự động trả lời những khách hàng nhắn tin lần đầu tiên hoặc chưa tương tác trong hơn 14 ngày.
2.2.1 Cách thiết lập:
- Mở Tùy chọn khác > Công cụ kinh doanh > Tin nhắn chào mừng.
- Bật Tin nhắn chào mừng.
- Nhấp vào dưới trường email để tùy chỉnh tin nhắn của bạn.
2.3 Hạn chế của tính năng Trả lời tự động tích hợp sẵn
Mặc dù các tính năng này giúp tăng cường tương tác với khách hàng, chúng có một số nhược điểm của một trình trả lời tự động:
- Tùy chỉnh hạn chế: Bạn không thể cá nhân hóa tin nhắn cho các phân khúc khách hàng khác nhau.
- Thời gian giới hạn: Tin nhắn vắng mặt chỉ hoạt động ngoài giờ làm việc.
- Không có tích hợp bên thứ ba: Thiếu khả năng tự động hóa với các phần mềm bên ngoài để tạo ra các quy trình làm việc phức tạp hơn.
Do các phản hồi tự động tích hợp sẵn chỉ giới hạn ở các tin nhắn "Vắng mặt" và "Chào mừng" đơn giản, chúng có thể không đủ để giữ chân khách hàng hoặc hỗ trợ các chiến lược marketing. Để đạt hiệu quả cao hơn, doanh nghiệp cần một giải pháp tự động hóa của bên thứ ba.
3. Trả lời tự động WhatsApp nâng cao với SaleSmartly
Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ tự động hóa WhatsApp nâng cao hơn, SaleSmartly cung cấp các tính năng tự động hóa nâng cao vượt xa các phản hồi cơ bản.
Với SaleSmartly, bạn có thể tạo các quy trình tự động hóa tùy chỉnh, bao gồm trình kích hoạt, điều kiện và hành động, đảm bảo hỗ trợ chatbot liền mạch 24/7.
SaleSmartly hiện hỗ trợ cả WhatsApp API và WhatsApp App, giúp việc tự động hóa trở nên dễ tiếp cận hơn bao giờ hết.
3.1 Bạn có thể sử dụng Tự động hóa WhatsApp như thế nào?
3.1.1 Chào mừng khách hàng mới
Tự động gửi tin nhắn chào mừng khi khách hàng bắt đầu cuộc trò chuyện.
3.1.2 Trả lời tự động ngoài giờ làm việc
Đảm bảo khách hàng nhận được phản hồi ngay lập tức ngay cả ngoài giờ làm việc.
3.1.3 Phản hồi tức thì các câu hỏi thường gặp của khách hàng
Tạo các câu trả lời tự động dựa trên từ khóa cho các câu hỏi phổ biến của khách hàng.
3.1.4 Phân công dịch vụ khách hàng tự động
Phân phối các yêu cầu của khách hàng đến các nhân viên hỗ trợ phù hợp dựa trên các quy tắc đã được thiết lập sẵn.
3.1.5 Tin nhắn khuyến mãi & ưu đãi
Gửi tin nhắn tự động về các chương trình giảm giá và ưu đãi đặc biệt, tận dụng tỷ lệ mở cao của WhatsApp.
4. Cách thiết lập trả lời tự động WhatsApp trên SaleSmartly
4.1 Tích hợp tài khoản WhatsApp của bạn
Đăng nhập vào SaleSmartly và kết nối số WhatsApp API hoặc số WhatsApp App của bạn.
4.2 Tạo quy trình tự động hóa
Trên trang Tự động hóa - Quy trình tự động, thiết lập các trình kích hoạt (ví dụ: khách truy cập mới, từ khóa, thời gian chờ) và xác định các phản hồi tự động (văn bản, hình ảnh, video, âm thanh).
4.3 Kích hoạt quy trình
Nhấp vào Lưu quy trình để liên kết trực tiếp số WhatsApp để kích hoạt, hoặc nhấp vào Chỉnh sửa Tự động hóa trong danh sách số WhatsApp và chọn quy trình để liên kết.
Tự động hóa WhatsApp giúp cải thiện tương tác khách hàng, tăng cường khả năng giữ chân, và nâng cao tỷ lệ chuyển đổi—tất cả trong khi tiết kiệm thời gian và giảm chi phí.
Tại sao không thử ngay? Đăng ký ngay để dùng thử miễn phí!
