Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Đặt hẹn WhatsApp

Tìm hiểu cách đặt hẹn WhatsApp và cải thiện hiệu quả để tăng doanh số bán hàng.

1. Đặt hẹn WhatsApp: Giải pháp giao tiếp hiệu quả cho doanh nghiệp

Là một trong những ứng dụng di động phổ biến nhất thế giới, WhatsApp là công cụ giao tiếp được sử dụng phổ biến nhất cho các công ty ngoại thương và thương mại điện tử xuyên biên giới. Tuy nhiên, do chênh lệch múi giờ, nhiều công ty không thể trực tuyến 24/24 để trả lời các câu hỏi của khách hàng, và tỷ lệ phản hồi chậm có thể đẩy nhanh việc mất đi khách hàng tiềm năng. Chức năng đặt lịch WhatsApp có thể giải quyết hiệu quả vấn đề này. Chức năng đặt lịch cho phép khách hàng chọn thời gian phù hợp để giao tiếp với công ty, giúp công ty nhận thông tin đặt lịch của khách hàng 24/24, hiểu trước nhu cầu khách hàng, chuẩn bị giải pháp một cách có mục tiêu và nâng cao tỷ lệ giữ chân cũng như sự hài lòng của khách hàng. Bài viết này sẽ giới thiệu chi tiết cách thiết lập đặt lịch WhatsApp, cũng như cách nâng cao hiệu quả của việc đặt lịch WhatsApp và thúc đẩy chuyển đổi bán hàng của doanh nghiệp.

2. Lợi ích của việc đặt lịch WhatsApp

2.1 Giảm tỷ lệ khách hàng rời đi

Khi khách hàng tư vấn ngoài giờ làm việc, quy trình đặt lịch WhatsApp sẽ tự động thúc đẩy tương tác với khách hàng và thu thập thông tin đặt lịch của họ. Điều này cho phép nhân viên kiểm tra trực tiếp thông tin đặt lịch của khách hàng trong giờ làm việc và liên hệ nhanh chóng với khách hàng, từ đó tránh được việc khách hàng rời đi và nâng cao tỷ lệ giữ chân khách hàng.

2.2 Hiểu trước nhu cầu khách hàng

Nếu chức năng đặt lịch WhatsApp được thiết lập đúng cách, nhân viên công ty có thể làm rõ nhu cầu cụ thể của khách hàng trước khi giao tiếp chính thức, chẳng hạn như số lượng và loại sản phẩm khách hàng dự kiến mua. Điều này sẽ giúp công ty giới thiệu sản phẩm hoặc chức năng tốt hơn dựa trên nhu cầu người dùng, từ đó nâng cao hiệu quả giao tiếp.

2.3 Nâng cao hiệu quả giao tiếp

Thông qua chức năng đặt lịch WhatsApp, khách hàng có thể chọn thời gian phù hợp nhất để đặt lịch theo nhu cầu của mình, và công ty có thể chủ động liên hệ với khách hàng theo thời gian họ đặt lịch, tránh làm phiền khách hàng vào những thời điểm không phù hợp. Sự sắp xếp này không chỉ tôn trọng thời gian của khách hàng mà còn làm cho dịch vụ của công ty hiệu quả hơn.

3. Cách thiết lập chức năng đặt lịch WhatsApp

3.1 Thiết lập đặt lịch WhatsApp thông qua quy trình tự động

3.1.1 Đăng ký tài khoản WhatsApp Business API

Điều kiện tiên quyết để sử dụng chức năng đặt lịch WhatsApp là đăng ký tài khoản WhatsApp Business API. Các hoạt động liên quan chặt chẽ đến chức năng đặt lịch, chẳng hạn như WhatsApp Flow và WhatsApp Automation, cần được thực hiện thông qua WhatsApp API.

Để biết thêm thông tin về cách đăng ký tài khoản API, vui lòng tham khảo bài viết này: Giới thiệu WhatsApp Business API: Phân tích đầy đủ về tính năng, phí và phương pháp đăng ký

3.1.2 Tích hợp tài khoản WhatsApp Business API vào nền tảng SaleSmartly

Vì bản thân WhatsApp không trực tiếp có chức năng đặt lịch, các công ty có thể tích hợp tài khoản WhatsApp Business API vào nền tảng SaleSmartly và sử dụng quy trình tự động của nó để triển khai chức năng đặt lịch WhatsApp.

Ngoài ra, SaleSmartly hỗ trợ tổng hợp nhiều tài khoản WhatsApp. Các công ty có thể nhận thông tin đặt lịch từ các tài khoản WhatsApp khác nhau thông qua một nền tảng, từ đó phân bổ nguồn lực dịch vụ khách hàng hiệu quả hơn và phản hồi nhanh chóng nhu cầu của khách hàng đặt lịch WhatsApp.

3.1.3 Thiết lập tự động hóa

Để khách hàng có thể đặt lịch thành công trên WhatsApp, các công ty có thể thiết lập quy trình tự động. Các quy trình tự động sẽ tự động kết nối trong thời gian nghỉ ngơi của nhân viên công ty để thu thập thông tin đặt lịch của khách hàng.

Dưới đây là ví dụ về thiết lập quy trình tự động cho một công ty ngoại thương xe năng lượng mới. Công ty có thể điều chỉnh nhu cầu kinh doanh của mình dựa trên ý tưởng tự động hóa này:

1. Tạo phản hồi tự động ngoài giờ làm việc

Thiết lập quy tắc phản hồi tự động cho dịch vụ khách hàng ngoài giờ. Khi khách hàng khởi tạo câu hỏi trong thời gian này, hệ thống sẽ tự động gửi các tùy chọn thời gian đặt lịch để hướng dẫn khách hàng hoàn tất việc đặt lịch.

2. Thiết lập nội dung phản hồi tự động

Khi khách hàng gửi tin nhắn trong thời gian ngoài giờ làm việc đã thiết lập ở trên, có thể thiết lập tin nhắn phản hồi tự động để thông báo cho người dùng rằng doanh nghiệp đã đóng cửa.

Ví dụ về nội dung phản hồi tự động: "Xin chào, cảm ơn sự quan tâm của bạn. Đội ngũ của chúng tôi hiện đang nghỉ làm, nhưng chúng tôi vẫn mong muốn phục vụ bạn! Bạn có thể chọn nhu cầu của mình theo nút bên dưới để đặt lịch. Đội ngũ của chúng tôi sẽ liên hệ với bạn trong vòng một ngày làm việc theo lịch hẹn của bạn. Xin lưu ý!"

3. Thu thập thông tin khách hàng dựa trên nhu cầu

Phần này có thể được thiết lập dựa trên thông tin khách hàng mà công ty cần thu thập cho sản phẩm của mình. Ví dụ, một công ty ngoại thương xe năng lượng mới cần thu thập thông tin quan trọng như loại xe họ muốn mua, số lượng mua dự kiến, địa điểm giao hàng mục tiêu và thời gian giao hàng dự kiến để hiểu trước nhu cầu của khách hàng. Các công ty có thể tùy chỉnh các trường thu thập thông tin dựa trên sản phẩm của mình.

Lưu ý: Do hạn chế chính thức của Meta, nút đặt lịch chỉ có thể gửi tối đa ba tùy chọn cho người dùng. Do đó, khi thiết lập các tùy chọn bắt buộc, nên thể hiện rõ nhu cầu của khách hàng thông qua ba nút để thuận tiện cho việc lựa chọn của khách hàng.

4. Tư vấn cho khách hàng về thời gian đặt lịch

Sau khi thu thập nhu cầu, khách hàng nên được hướng dẫn chọn thời gian đặt lịch cụ thể để nhân viên công ty sắp xếp thời gian liên hệ với khách hàng. Các công ty có thể thiết lập các khoảng thời gian tùy chọn mỗi giờ bắt đầu từ giờ làm việc của nhân viên để khách hàng chọn thời gian giao tiếp phù hợp.

5. Xác nhận với người dùng rằng thông tin đặt lịch đã được nhận

Khi khách hàng chọn thời gian đặt lịch, hệ thống nên tự động gửi tin nhắn xác nhận để đảm bảo khách hàng biết rằng việc đặt lịch đã được gửi thành công. Ví dụ tin nhắn "Cảm ơn bạn đã đặt lịch! Chúng tôi sẽ phục vụ bạn trong vòng một ngày làm việc, xin lưu ý!"

3.2 Viết mã bằng WhatsApp Flow

Các doanh nghiệp cũng có thể sử dụng WhatsApp Flow chính thức của Meta để đặt lịch WhatsApp. Tính năng này cũng yêu cầu đăng ký tài khoản WhatsApp Business API. Sau khi đăng ký thành công, doanh nghiệp có thể tạo quy trình đặt lịch WhatsApp bằng cách chỉnh sửa mã JSON của quy trình Flows. Phương pháp này phù hợp hơn cho các doanh nghiệp muốn tự thiết lập toàn bộ quy trình đặt lịch WhatsApp.

4. Cách nâng cao hiệu quả của việc đặt lịch WhatsApp

4.1 Thiết lập cơ chế phản hồi khách hàng

Sau khi khách hàng hoàn tất việc đặt lịch, công ty có thể thêm quy trình mời đánh giá để mời khách hàng cung cấp phản hồi về toàn bộ trải nghiệm đặt lịch, điều này có thể giúp công ty liên tục tối ưu hóa chất lượng dịch vụ đặt lịch WhatsApp.

4.2 Thiết lập tin nhắn đặt lịch cá nhân hóa

Để tăng cường sự tham gia của khách hàng, các yếu tố cá nhân hóa như biến hệ thống tên người dùng có thể được chèn vào khi xác nhận thông tin đặt lịch.

Ví dụ, trên nền tảng SaleSmartly, bạn có thể thiết lập tin nhắn tự động:

<span data-type="text" style="font-size: 14pt;">"{{NAME}}，Cảm ơn bạn đã đặt lịch! Chúng tôi sẽ phục vụ bạn trong vòng một ngày làm việc, xin lưu ý!"</span>

Khi được kích hoạt, sẽ tự động được thay thế bằng tên WhatsApp của khách hàng, mang lại trải nghiệm dịch vụ cá nhân hóa hơn cho khách hàng.

4.3 Gắn nhãn người dùng đặt lịch WhatsApp

Để thuận tiện cho nhân sự phản hồi nhanh chóng với khách hàng đã đặt lịch WhatsApp khi họ đi làm vào ngày hôm sau sau khi khách hàng hoàn tất toàn bộ quy trình đặt lịch, công ty có thể thêm điều kiện kích hoạt tự động để gắn nhãn khách hàng đã đặt lịch là "khách hàng đặt lịch" và phân loại khách hàng.

Sau giờ làm, nhân viên công ty có thể lọc trực tiếp nhãn khách truy cập là Khách hàng đặt lịch trong Trò chuyện trực tuyến - Bộ lọc - để thuận tiện cho nhân viên công ty phản hồi nhanh nhất các tư vấn đặt lịch WhatsApp của khách hàng.

5. Đọc thêm

Hướng Dẫn Phát Triển và Tối Ưu Tích Xanh WhatsApp

Nhận Tích Xanh WhatsApp để xây dựng uy tín thương hiệu và tăng cường giao dịch.

Tại Sao Tài Khoản WhatsApp Bị Khóa Và Cách Khắc Phục Lỗi Này

Tránh cấm tài khoản WhatsApp Business và tối đa hóa lợi ích với tài khoản API và SaleSmartly.