Hướng Dẫn Sử Dụng WhatsApp Trên Website và Trên PC
1. WhatsApp - Phiên bản quốc tế của WeChat
Là phiên bản nước ngoài của WeChat, WhatsApp là cầu nối quan trọng trong giao tiếp hàng ngày với bên ngoài cho người đi nước ngoài. Nhờ tính kịp thời và tiện lợi, nó dần thay thế email và trở thành công cụ chính để giao tiếp với khách hàng thương mại điện tử xuyên biên giới và ngoại thương.
Để phục vụ người dùng tốt hơn, WhatsApp đã ra mắt WhatsApp Web và WhatsApp PC lần lượt vào năm 2015 và 2016, cho phép người dùng trả lời tin nhắn trực tiếp qua máy tính hoặc máy tính bảng thay vì chỉ trên điện thoại di động. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho doanh nghiệp vì họ thường làm việc trước máy tính và có thể bỏ lỡ tin nhắn trên điện thoại. Sự ra mắt của WhatsApp Web và WhatsApp PC chắc chắn sẽ nâng cao hiệu quả giao tiếp giữa nhân viên và khách hàng.
2. Cách đăng nhập WhatsApp trên Web
- Nhấp vào liên kết WhatsApp trên web, bạn sẽ thấy trang có mã QR.
- Mở ứng dụng WhatsApp trên điện thoại:
- Android: Tìm biểu tượng mã QR trên trang cài đặt, nhấp vào đó và chọn Quét mã QR.
- iPhone: Vào Cài đặt > Thiết bị liên kết > Liên kết thiết bị.
- Sau khi quét thành công, xác nhận đăng nhập. Bạn có thể đồng bộ hóa cuộc trò chuyện WhatsApp trên máy tính.
3. Cách đăng nhập WhatsApp trên PC
WhatsApp cũng cung cấp ứng dụng desktop cho Windows và macOS. Cách sử dụng như sau:
- Tải ứng dụng từ trang web chính thức WhatsApp.
- Sau khi cài đặt hoàn tất, quét mã QR và đăng nhập theo hướng dẫn trên.
4. Phím tắt hữu ích cho WhatsApp Web & Desktop
Sử dụng phím tắt có thể tăng tốc độ trả lời và điều hướng đáng kể. Các phím tắt phổ biến bao gồm:
- Ctrl + N: Bắt đầu cuộc trò chuyện mới
- Ctrl + Shift + ]: Cuộc trò chuyện tiếp theo
- Ctrl + Shift + [: Cuộc trò chuyện trước đó
- Ctrl + Shift + M: Tắt/bật tiếng
- Ctrl + Backspace: Xóa cuộc trò chuyện
- Ctrl + Shift + U: Đánh dấu là chưa đọc
- Ctrl + E: Tìm kiếm liên hệ
- Ctrl + Shift + N: Tạo nhóm
- Ctrl + P: Mở hồ sơ cá nhân
5. Sự khác biệt giữa WhatsApp Web và Desktop
5.1. Phiên bản máy tính an toàn hơn
Phiên bản desktop WhatsApp an toàn hơn so với sử dụng phiên bản web WhatsApp trên trình duyệt vì WhatsApp sử dụng mã hóa đầu cuối. Nếu bạn dùng phiên bản desktop, bên thứ ba không thể đọc được, giúp bảo vệ tốt hơn quyền riêng tư thông tin.
5.2. Phiên bản PC có nhiều tính năng hơn
Mặc dù WhatsApp Web mang lại nhiều tiện ích cho người dùng, nó có một số hạn chế chức năng. Ví dụ, người dùng không thể tạo nhóm mới, thay đổi thông tin nhóm hoặc cập nhật trạng thái WhatsApp trên phiên bản Web. Cuộc gọi video và thoại hiện cũng không khả dụng. Ngoài ra, nếu điện thoại không kết nối Internet, phiên bản Web sẽ không thể nhận hoặc gửi tin nhắn.
5.3. Phiên bản web hỗ trợ đăng nhập nhiều thiết bị
Từ tháng 11/2021, WhatsApp Business Web hỗ trợ nhiều người dùng và có thể kết nối tối đa 4 thiết bị (giới hạn 1 điện thoại). Điều này quan trọng hơn với doanh nghiệp, đặc biệt những nơi cần nhiều nhân viên chăm sóc khách hàng.
6. Cách SaleSmartly nâng cao trải nghiệm WhatsApp
6.1. Quản lý đa thiết bị
Mặc dù phiên bản web WhatsApp có thể đăng nhập bằng 4 thiết bị, nhưng dễ xảy ra tình trạng trả lời khách hàng cùng lúc do vấn đề phân quyền thiết bị. Hơn nữa, 4 thiết bị thường không đáp ứng đủ nhu cầu người dùng. Một tài khoản WhatsApp Business có thể cần hơn chục thậm chí hàng chục nhân viên duy trì. Lúc này, chúng ta có thể sử dụng SaleSmartly để quản lý tin nhắn WhatsApp. Cách kết nối rất đơn giản, chọn địa chỉ IP của tài khoản và quét mã để kết nối.
Ngoài ra, SaleSmartly còn có thể liên kết với số WhatsApp API, cung cấp dịch vụ mua/đăng ký số hoặc kết nối bên thứ ba, quản lý tất cả thông tin WhatsApp trong một hệ thống.
6.2. Tự động trả lời
Hệ thống SaleSmartly có thể tự động trả lời bằng cách chỉnh sửa ngữ liệu AI, sau khi nhập câu hỏi và câu trả lời tương ứng. Bất cứ khi nào khách hàng hỏi câu hỏi tương ứng, SaleSmartly có thể tự động trả lời trực tiếp trên WhatsApp, giảm tải cho nhân viên chăm sóc khách hàng.
Bạn cũng có thể thiết lập quy trình tự động tương ứng để thực hiện các thao tác như để lại thông tin, đánh giá, gửi tin nhắn, gửi email và phân công nhân viên chăm sóc khách hàng.
6.3. Gửi tin nhắn hàng loạt
SaleSmartly cho phép bạn gửi tin nhắn nhóm qua ứng dụng WhatsApp và WhatsApp API. Cách gửi tin nhắn nhóm rất đơn giản, chỉ cần chọn đối tượng và chỉnh sửa nội dung. Hỗ trợ nhiều hình thức như văn bản, hình ảnh, tệp đính kèm. Bạn cũng có thể tự đặt tần suất gửi tin nhắn để tránh nguy cơ bị chặn do gửi tin nhắn quá thường xuyên.
6.4. Dịch thời gian thực
Khi xử lý khách hàng nước ngoài, dễ xảy ra rào cản ngôn ngữ. SaleSmartly tích hợp sẵn phần mềm dịch có thể tự động dịch các ngôn ngữ khác nhau trong cuộc trò chuyện, giúp hai bên giao tiếp không gặp trở ngại.
Dù bạn sử dụng WhatsApp Web hay Desktop, WhatsApp không ngừng phát triển để đáp ứng nhu cầu giao tiếp doanh nghiệp. Với SaleSmartly, công ty có thể vượt qua giới hạn thiết bị, tự động hóa dịch vụ và cải thiện hợp tác quy mô lớn.
7. Câu hỏi thường gặp
Q1: Sử dụng WhatsApp Web có an toàn không?
A: WhatsApp Web sử dụng mã hóa đầu cuối và đồng bộ với thiết bị di động của bạn, mang lại mức độ bảo mật tương đối cao. Tuy nhiên, nên chỉ sử dụng trên thiết bị cá nhân hoặc đáng tin cậy. Luôn đăng xuất sau mỗi phiên để giảm nguy cơ lộ thông tin tài khoản, đặc biệt khi dùng máy tính công cộng hoặc dùng chung.
Q2: Tôi có thể sử dụng WhatsApp Web khi điện thoại không có mạng không?
A: Nếu bạn đã bật chế độ đa thiết bị, WhatsApp Web sẽ tiếp tục hoạt động ngay cả khi điện thoại ngoại tuyến. Tuy nhiên, nếu tính năng này chưa bật, mất kết nối internet hoặc tắt nguồn điện thoại sẽ khiến WhatsApp Web ngắt kết nối. Để đảm bảo truy cập ổn định, hãy bật "Thiết bị liên kết" trong cài đặt WhatsApp trên điện thoại.
8. Đọc thêm
- Biểu đồ cho bạn thấy sự khác biệt giữa WhatsApp, WhatsApp Business Number và WhatsApp API
- Không nhận được mã xác minh WhatsApp? Đây là nguyên nhân và giải pháp!
- Hiệu suất WhatsApp Business: Cách đưa chức năng kinh doanh cốt lõi của WeChat Enterprise vào WhatsApp
- Năm cách tạo liên kết WhatsApp! Cách nào phù hợp với bạn?
